採用業務の属人化を解く。引き継ぎ書に必ず書く12項目
採用業務の引き継ぎが失敗する理由は、引き継ぎをしなかったからではありません。「作業手順」は引き継がれるのに、「判断の根拠」と「アカウント情報」が引き継がれないからです。
前者だけ残された後任は、原稿を出すことはできても、応募者を通すか見送るかを決められません。以下は、引き継ぎ書に必ず含めるべき12項目です。退職が決まった時点で埋め始めてください。
アカウントと契約（1〜4）
後任が着任した初日に詰まるのはここです。情報が失われると復旧に数週間かかります。
1. 契約している媒体の一覧
媒体名、契約プラン、課金形態（掲載課金／クリック課金／応募課金）、月額または日額の予算設定。請求書と突き合わせて、請求が来ているのに一覧に無い媒体がないかを必ず確認します。
2. 各媒体の管理画面のログイン情報
管理画面URL、ログインID、認証に使っているメールアドレス。パスワードは共有パスワード管理ツールに入れ、引き継ぎ書には「どこに保管しているか」だけを書きます。
3. 二要素認証の設定先
ここが最も見落とされます。認証コードが前任者の個人携帯に届く設定になっていると、退職後は誰もログインできません。会社の代表番号や共有アカウントに変更しておきます。
4. 媒体の営業担当者の連絡先
会社名、担当者名、電話番号、メールアドレス。契約内容が分からなくなったとき、最終的にここに聞くことになります。
前任者の会社メールアドレスは、退職後すぐに削除せず転送設定に切り替えてください。削除するとパスワード再発行の経路が閉じます。
進行中の案件（5〜7）
5. 選考中の応募者の一覧
氏名、応募媒体、応募日、最終連絡日、現在のステータス、次のアクション。最終連絡日が古い順に並べておくと、後任が着任した直後に何から手を付けるべきかが分かります。
6. 内定者・入社予定者の状況
内定日、入社予定日、現時点で伝えてある条件、入社までに必要な手続き。担当が変わったこと自体は問題になりませんが、連絡が途絶えることは辞退の直接的な原因になります。
7. 個人のやりとりに残っている情報
前任者が個人メールや個人携帯でやりとりしていた場合、その内容は管理画面に残っていません。誰と何をどこまで話したかを、退職前に書き出してもらう必要があります。
判断の根拠（8〜10）
ここが「作業手順」と混同されて抜け落ちる部分です。
8. 選考基準
応募書類で見るポイント、面接で確認すること、通す条件と見送る条件。「なぜ見送ったか」の過去の事例を3〜5件書いてもらうのが最も実用的です。抽象的な基準より具体例の方が再現できます。
9. 現場が実際に求めている条件
人事が考える要件と、現場が求める条件はしばしばずれます。勤務時間、体力、資格、通勤距離、既存メンバーとの相性。現場責任者に直接確認した内容を書き残します。
10. 譲れる条件と譲れない条件の切り分け
母集団が集まらないときに何を緩めるかの判断です。ここが書かれていないと、後任は要件を一切動かせず、採用が止まります。
数値と運用ルール（11〜12）
11. 過去の採用実績と単価
職種ごとの応募数、面接数、内定数、入社数、1名あたりの採用単価。前年同月と比べられる形にしておくと、後任が「今の状態が良いのか悪いのか」を判断できます。
12. 定型連絡のテンプレート
応募御礼、日程調整、面接案内、見送り連絡、内定連絡。これが無いと後任は毎回文面をゼロから書くことになり、返信が遅れます。返信の速さは辞退率に直結するため、テンプレートの有無は成果に影響します。
退職前に埋められない場合
現実には、退職が決まってから引き継ぎ書を作る時間が取れないことの方が多いです。特に3・7・8は、前任者に聞かなければ復元できません。
その場合の現実的な手順は次の通りです。
- 1・2・3・4（アカウントと契約）だけは、退職日までに必ず確保する
- 5・6（進行中の案件）は管理画面から復元できるので後からでも間に合う
- 8・9・10（判断の根拠）は、面接に同席していた現場責任者から聞き取って再構築する
8〜10を前任者から引き出せなかった場合、それは引き継ぎではなく再設計になります。 手間はかかりますが、属人化を解く機会にもなります。前任者のやり方をそのまま再現するより、後任が判断できる形に作り直した方が、次に担当者が変わったときに同じことが起きません。
当社の採用担当引き継ぎ代行では、この12項目の棚卸しから始めて、引き継ぎ時にマニュアルとして納品しています。棚卸しまでは無料なので、まず現状にどれだけ穴があるかだけ確認していただくこともできます。
なお退職直後の優先順位は採用担当が退職した直後にやるべき7つのことに、費用の目安は採用担当の後任を人材紹介で採ると総額いくらかかるかにまとめています。